Condizioni del Gate

Il Gate è il modulo di Fotia per la gestione di organizzazioni, liste ospiti, PR, staff, inviti con QR code e registrazione degli ingressi a un evento. In caso di contrasto con i Termini generali, per il Gate prevalgono queste Condizioni.

Il Gate è riservato a chi organizza eventi nell'esercizio di un'attività professionale, commerciale o associativa (il «Cliente»). Creando un'organizzazione, l'owner dichiara di agire per scopi riferibili a tale attività, in nome proprio o in rappresentanza del soggetto che organizza gli eventi, e di avere i poteri per vincolarlo. Al rapporto non si applicano le norme a tutela dei consumatori.

PR e staff accedono al Gate su invito del Cliente e per suo conto: per loro valgono i Termini generali e le istruzioni del Cliente.

Il Gate è uno strumento gestionale per l'organizzazione interna di liste ospiti, PR, staff e ingressi. Il Gate:

• non è un sistema di biglietteria e non è un sistema di emissione certificato ai sensi della normativa fiscale su spettacoli e intrattenimenti;
• non emette titoli d'accesso, biglietti, abbonamenti, ricevute, scontrini o altri documenti fiscali, e non trasmette dati all'Agenzia delle Entrate, alla SIAE o ad altre autorità;
• non vende ingressi e non riceve, custodisce o trasferisce pagamenti: ogni somma dovuta dagli ospiti è incassata direttamente dal Cliente, con i propri strumenti;
• il QR code di invito è un accredito alla lista del Cliente, che consente di riconoscere l'ospite alla porta. Non costituisce titolo d'accesso e non sostituisce il titolo che il Cliente è tenuto a emettere.

Il Cliente è l'unico responsabile di tutti gli adempimenti connessi ai propri eventi, tra cui, a titolo esemplificativo:

• l'emissione dei titoli d'accesso, inclusi quelli gratuiti od omaggio, tramite sistemi di emissione certificati, quando la legge lo richiede;
• la certificazione dei corrispettivi, gli adempimenti IVA e dell'imposta sugli intrattenimenti, e i rapporti con la SIAE;
• licenze, autorizzazioni di pubblica sicurezza, agibilità e rispetto della capienza autorizzata del locale;
• i rapporti di lavoro o di collaborazione con PR e staff, e i relativi adempimenti fiscali e contributivi.

L'uso del Gate non sostituisce, non integra e non semplifica nessuno di questi adempimenti. Il Cliente non usa il Gate per eluderli.

Il Cliente può indicare un prezzo per tipo di lista e una commissione per ingresso dei PR. Su questi dati il Gate calcola valori come l'«incasso da liste» (ingressi paganti registrati × prezzo configurato) e le commissioni dei PR (ingressi paganti registrati × commissione configurata).

Questi valori sono stime gestionali costruite sui dati inseriti dal Cliente e dai suoi PR e staff. Non sono corrispettivi, registrazioni contabili, fatture né dati fiscali, e possono differire dagli importi effettivamente incassati o dovuti. Fotia non verifica la corrispondenza tra questi valori, i pagamenti ricevuti dal Cliente e i titoli d'accesso da lui emessi.

Fotia fornisce solo lo strumento di calcolo: non è parte dei rapporti economici tra il Cliente e i suoi PR, non paga commissioni e non risponde del loro importo.

• Capienze, limiti delle liste, tipi consentiti ai PR e ingressi omaggio sono configurati dal Cliente; Fotia si limita ad applicarli tecnicamente. I limiti del Gate non sostituiscono il controllo della capienza autorizzata del locale, che resta del Cliente.
• I QR di invito si basano su identificativi casuali non prevedibili; la pagina pubblica di invito mostra solo il nome dell'ospite, l'evento e la lista, non è indicizzabile e smette di funzionare 24 ore dopo la fine dell'evento.
• Una volta registrato, un ingresso non si modifica né si cancella singolarmente: così i conteggi gestionali restano coerenti nel tempo. Il registro degli ingressi del Gate è uno strumento interno del Cliente e non sostituisce registri o documenti richiesti dalla legge.

Il Cliente è il titolare del trattamento dei dati inseriti nel Gate (ospiti in lista, accompagnatori, telefoni, note, ingressi), anche quando l'inserimento è materialmente fatto dai suoi PR o dal suo staff. Il Cliente garantisce di avere una base giuridica per raccogliere tali dati e di aver informato gli interessati.

Il Cliente non inserisce nel Gate categorie particolari di dati (ad esempio dati sanitari) né dati non necessari alla gestione degli ingressi.

Per i dati di cui all'articolo 7, Fotia agisce come responsabile del trattamento per conto del Cliente. Questo articolo costituisce l'accordo previsto dall'art. 28 del GDPR:

• Oggetto e durata: la fornitura del Gate, per la durata dell'uso del servizio e fino alla cancellazione dei dati prevista dalla Privacy Policy.
• Natura e finalità: conservazione, organizzazione, consultazione e cancellazione dei dati, al solo fine di erogare il Gate.
• Dati e interessati: dati identificativi e di contatto degli ospiti in lista e dei loro accompagnatori, dati degli ingressi; dati di PR e staff necessari al loro ruolo.
• Istruzioni: Fotia tratta i dati solo secondo le istruzioni documentate del Cliente, che coincidono con l'uso delle funzioni del Gate, salvo obblighi di legge.
• Riservatezza e sicurezza: chi tratta i dati per Fotia è vincolato alla riservatezza; Fotia adotta misure tecniche e organizzative adeguate (controllo degli accessi per ruolo, cifratura in transito, registri immutabili, infrastruttura prevalentemente nell'UE).
• Sub-responsabili: il Cliente autorizza in via generale i fornitori di infrastruttura indicati nella Privacy Policy. Fotia comunica le modifiche, e il Cliente può opporsi smettendo di usare il servizio.
• Assistenza: Fotia assiste il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati e negli obblighi di sicurezza, e gli notifica senza ingiustificato ritardo le violazioni dei dati di cui viene a conoscenza.
• Fine del trattamento: alla cessazione Fotia cancella i dati secondo i tempi della Privacy Policy, salvo obblighi di conservazione, e mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo articolo.

PR e staff operano per conto del Cliente, che li invita, ne definisce i permessi e risponde del loro operato nel Gate. Fotia non ha alcun rapporto di lavoro, collaborazione o mandato con PR e staff e non è parte degli accordi economici tra loro e il Cliente.

Il Gate funziona via internet e dipende da connettività, dispositivi e fornitori terzi. Fotia non garantisce che il servizio sia disponibile senza interruzioni durante un evento.

Il Cliente predispone procedure alternative per gestire gli ingressi in caso di indisponibilità del Gate (ad esempio un elenco esportato o cartaceo) e non affida al Gate, come unico strumento, il controllo della sicurezza o della capienza del locale.

Fermo quanto previsto dai Termini generali, Fotia non risponde nei confronti del Cliente:

• di sanzioni, imposte, interessi o altri oneri derivanti dal mancato o errato adempimento degli obblighi indicati all'articolo 4;
• di differenze tra i valori gestionali del Gate (incasso da liste, commissioni, conteggi) e gli importi effettivi;
• di mancati guadagni, perdita di clientela o danni indiretti, anche dovuti a interruzioni del servizio durante un evento.

In ogni caso la responsabilità complessiva di Fotia verso il Cliente è limitata all'importo da lui pagato per il Gate nei dodici mesi precedenti il fatto che l'ha generata, o a 100 euro se il servizio era gratuito. Queste limitazioni non si applicano in caso di dolo o colpa grave di Fotia (art. 1229 c.c.).

Il Cliente tiene indenne Fotia da ogni pretesa, sanzione, onere o spesa, comprese le spese legali, derivante da: la violazione degli obblighi indicati agli articoli 4, 7 e 9; l'uso del Gate in sostituzione di sistemi o adempimenti obbligatori per legge; i rapporti tra il Cliente, i suoi PR, il suo staff e i suoi ospiti.

Fotia può sospendere l'accesso al Gate di un'organizzazione, con comunicazione all'owner, se ha fondati motivi di ritenere che il servizio sia usato in violazione di queste Condizioni o della legge, o su richiesta di un'autorità.

Queste Condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa al Gate è competente in via esclusiva il foro del luogo in cui ha sede il titolare del servizio.

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile, il Cliente approva specificamente le seguenti clausole: 2 (il Cliente è un professionista), 3 (natura del servizio: il Gate non è una biglietteria), 4 (obblighi fiscali, SIAE e amministrativi del Cliente), 5 (prezzi, incasso da liste e commissioni come dati gestionali), 10 (continuità del servizio e procedure di riserva), 11 (limitazione di responsabilità), 12 (manleva), 13 (sospensione), 14 (foro competente esclusivo).

L'approvazione avviene con una dichiarazione separata al momento della creazione dell'organizzazione o al primo accesso dopo una modifica di queste clausole. Fotia conserva la data, la versione e l'autore di ogni approvazione.