Términos y Condiciones de Uso

fotia es una plataforma Software as a Service (SaaS) que acompaña todo el ciclo de vida de un evento: antes del evento organiza los accesos (listas de invitados, invitaciones con código QR), durante el evento gestiona las entradas (check-in) y, después del evento, recopila y distribuye los contenidos fotográficos.

El servicio incluye:

• gestión de organizaciones (venues, locales, promoters) con equipos por roles: owner, PR y staff
• creación y gestión de listas de invitados, tipos de lista y plantillas reutilizables
• generación de códigos QR personales de invitación y página de invitación compartible
• check-in de los invitados desde el navegador, con recuentos y estadísticas en tiempo real
• cálculo automático de las comisiones de los PR sobre las entradas de pago
• creación y gestión de galerías fotográficas con código de acceso protegido
• subida de fotografías por parte de usuarios registrados e invitados anónimos
• procesamiento automático de las imágenes (optimización, conversión al formato WebP, conservación del original)
• organización en álbumes (para gallery Pro y Business)
• exportación masiva de las fotografías en formato ZIP
• espacios de patrocinadores con recuento anónimo y agregado de las visualizaciones
• sistema de denuncia de contenidos conforme al Digital Services Act (DSA)

fotia proporciona exclusivamente alojamiento técnico y herramientas de gestión. fotia no realiza actividades de moderación editorial preventiva ni utiliza los contenidos y los datos de los eventos para finalidades propias.

• <strong>Usuario:</strong> la persona que crea una cuenta fotia.
• <strong>Organizador (owner):</strong> el Usuario que crea y gestiona un Evento, también por cuenta de su propia Organización.
• <strong>Organización:</strong> el sujeto (venue, local, promoter) titular de un equipo estable en fotia.
• <strong>PR:</strong> el Usuario, miembro de una Organización, que gestiona listas de invitados en los eventos a los que está asignado.
• <strong>Staff:</strong> el Usuario, miembro de una Organización, encargado exclusivamente del check-in de los invitados.
• <strong>Invitado en lista:</strong> la persona, incluso sin cuenta, incluida en una lista de invitados por el Organizador o por un PR.
• <strong>Invitado:</strong> cualquier sujeto que sube o visualiza contenidos sin registro, a través del enlace o del código de acceso del Evento.
• <strong>Contenidos:</strong> fotografías y materiales subidos a la plataforma.
• <strong>Evento:</strong> la entidad creada por un Organizador en la que pueden activarse el módulo Gate (gestión de accesos) y/o el módulo Gallery (recopilación fotográfica), con sus correspondientes configuraciones de acceso, duración y plan.

El acceso al servicio puede realizarse mediante registro (Usuario) o, sin registro, como invitado: a través de enlace o código de acceso para la Gallery, a través de QR o página de invitación para el Gate. PR y staff pasan a formar parte de una Organización exclusivamente aceptando una invitación explícita del Organizador.

El Organizador actúa como Responsable del Tratamiento con arreglo al RGPD respecto de los datos de su propio Evento: es el único responsable de la legitimidad de la recogida de las fotos, de los datos de los invitados incluidos en las listas (incluso cuando la inclusión es realizada materialmente por sus PR), de la compartición de enlaces, QR y códigos con los participantes y de la obtención de los consentimientos necesarios.

El acceso de los invitados se rige por las políticas del Evento configuradas por el Organizador: para la Gallery, la subida puede estar abierta a todos los invitados o limitada solo a los miembros; para el Gate, las listas pueden ser gestionadas por los PR o reservadas al Organizador.

fotia adopta el principio de minimización de datos.

4.1 Datos recogidos

• Para los Usuarios registrados: nombre completo, correo electrónico, teléfono (opcional), aceptación de los términos y eventual rol en la Organización.
• Para los Invitados en lista: nombre, teléfono (opcional, para el envío del QR), acompañantes, entradas de cortesía y eventuales notas organizativas, introducidos por el Organizador o por sus PR bajo la responsabilidad del Organizador.
• Para los Invitados de la Gallery: no se requiere el registro ni la introducción de datos identificativos directos (p. ej., nombre, correo electrónico), salvo los datos técnicos tratados con fines de seguridad y funcionamiento del servicio.

fotia trata además datos técnicos asociados a las subidas (p. ej., tipo de navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo y dirección IP). Las direcciones IP se conservan durante un período limitado y posteriormente se eliminan según lo previsto en la Política de Privacidad. En el momento del check-in se registran fecha, hora, operador y tipo de entrada.

Las fotografías subidas no se analizan con fines de elaboración de perfiles comerciales ni se someten a reconocimiento facial o tratamiento de datos biométricos. El tratamiento de los datos se realiza con arreglo al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).

La infraestructura de fotia (base de datos, almacenamiento, alojamiento, correo electrónico) está configurada para operar predominantemente dentro de la Unión Europea, respetando la normativa aplicable en materia de protección de datos.

Para más detalles, consulte la Política de Privacidad.

5.1 Propiedad de los contenidos

Los contenidos subidos siguen siendo propiedad exclusiva de quien los sube. fotia no adquiere ningún derecho de uso comercial, promocional o editorial sobre las fotografías.

5.2 Licencia técnica

Al subir contenidos, el Usuario o el Invitado concede a fotia una licencia limitada, no exclusiva y temporal, exclusivamente necesaria para:

• almacenar los contenidos en el almacenamiento de la plataforma
• procesar y optimizar las imágenes (conversión al formato WebP, redimensionado, compresión)
• conservar la versión original para la descarga y la exportación
• generar archivos ZIP para la exportación masiva
• hacer accesibles los contenidos dentro del Evento

Dicha licencia termina con la eliminación del Evento o de los contenidos.

5.3 Conservación y eliminación de los contenidos

Los contenidos se conservan durante el período previsto por el plan de la gallery — desde un mínimo de 30 hasta un máximo de 365 días desde la creación de la gallery — salvo eliminación anticipada. Al vencimiento, todas las fotos (originales y optimizadas) y las eventuales exportaciones se eliminan definitivamente mediante procedimientos automatizados.

Los enlaces de descarga de las exportaciones fotográficas (ZIP) caducan automáticamente 7 días después de su generación. Los metadatos técnicos incorporados en las fotografías (EXIF) no se eliminan en la subida.

El Organizador y sus PR introducen en las listas los datos de los invitados. El Organizador garantiza la exactitud de dichos datos y la licitud de su recogida, también respecto de personas sin cuenta fotia.

• Los QR de invitación se basan en identificadores aleatorios no predecibles; la página pública de invitación muestra exclusivamente el nombre del invitado, el evento y la lista, no es indexable y el enlace deja de funcionar 24 horas después del final del evento.
• Los registros de check-in son inmutables: una vez registrada, una entrada no puede modificarse ni eliminarse individualmente. Esta propiedad garantiza la integridad de los recuentos y da fe a efectos de las estadísticas y de las comisiones.
• Los aforos, los límites de las listas y los tipos permitidos a los PR son configurados por el Organizador; {projectName} se limita a aplicarlos técnicamente.

Las comisiones de los PR se calculan automáticamente como el producto entre las entradas de pago registradas y la comisión por entrada configurada por el Organizador. La visibilidad del resumen de comisiones para los PR queda a discreción del Organizador. fotia proporciona exclusivamente la herramienta de cálculo: no es parte de las relaciones económicas entre Organizador, Organización y PR y no garantiza el pago de las comisiones.

El Usuario garantiza que los contenidos subidos no vulneran derechos de terceros.

7.1 Denuncia de Contenidos — Notice & Takedown (DSA)

De conformidad con el Digital Services Act (Reglamento UE 2022/2065), fotia pone a disposición un sistema dedicado para la denuncia de contenidos ilegales o inapropiados, accesible a cualquier persona, incluso sin registro.

7.2 Categorías de denuncia

Las denuncias pueden referirse a:

• contenido ilegal (prioridad alta)
• infracción de copyright o propiedad intelectual
• violación de la privacidad (fotos no autorizadas)
• acoso o bullying
• incitación al odio
• contenido sexual no consentido
• spam o phishing

7.3 Proceso de gestión de las denuncias

fotia se compromete a respetar los siguientes plazos, conformes al DSA:

• <strong>Acuse de recibo (acknowledgment):</strong> por lo general en un plazo de 24 horas desde la recepción de la denuncia.
• <strong>Decisión:</strong> por lo general en un plazo de 7 días desde la denuncia (por lo general en un plazo de 24 horas para contenidos ilegales evidentes).

Al término de la evaluación, fotia puede:

• eliminar la foto individual denunciada
• desactivar el evento asociado en su totalidad
• desestimar la denuncia si se considera infundada

7.4 Notificaciones y transparencia

Tanto el denunciante como el Usuario propietario del evento son informados por correo electrónico en cada fase del proceso: acuse de recibo, decisión y acción emprendida.

7.5 Derecho de apelación

El Usuario cuyo contenido ha sido eliminado o cuyo evento ha sido desactivado recibe una comunicación por correo electrónico con un enlace para presentar una apelación. El proceso de apelación es gratuito y es examinado por la plataforma.

7.6 Límites antiabuso

Para prevenir el uso indebido del sistema de denuncia, está previsto un límite máximo de 10 denuncias al día por dirección IP.

Dentro de los límites permitidos por la ley, fotia:

• no garantiza la ausencia total de interrupciones o errores,
• no es responsable de las pérdidas de datos causadas por eventos no imputables directamente a la plataforma,
• no responde del uso indebido del servicio por parte de los Usuarios,
• no es responsable de la veracidad de los consentimientos declarados por los Usuarios (incluidos los relativos a los menores),
• no es parte de las relaciones contractuales y económicas entre Organizadores, Organizaciones, PR, staff e invitados.

El servicio se proporciona "tal cual" (as is).

El Usuario puede cesar el uso del servicio en cualquier momento.

fotia se reserva el derecho de suspender o cerrar cuentas y organizaciones en caso de violación de los presentes Términos, así como de desactivar eventos a raíz de denuncias fundadas gestionadas a través del sistema de Notice & Takedown.

A la terminación, los Eventos y todos los datos asociados — Contenidos, listas de invitados y registros de check-in — se eliminan según los plazos indicados en la Política de Privacidad. La eliminación incluye todas las variantes de las fotos (originales y optimizadas) y las eventuales exportaciones, mediante procedimientos automatizados de borrado del almacenamiento.

fotia puede actualizar los presentes Términos por motivos técnicos, legales o de evolución del servicio. Las modificaciones se comunicarán a través del sitio o de la cuenta de Usuario.

Los presentes Términos se rigen por la ley italiana.

Para cualquier controversia será competente el tribunal del lugar de establecimiento del titular del servicio, salvo disposición imperativa de la ley en sentido contrario.