Privacy Policy

Il titolare del trattamento per i dati che Fotia tratta per finalità proprie è Fotia (support@fotia.events). Per qualsiasi questione sulla privacy: support@fotia.events.

I ruoli dipendono dai dati:

• Dati degli account, sicurezza, segnalazioni e statistiche del sito: il titolare è Fotia.
• Dati di un evento (liste ospiti e ingressi nel Gate, fotografie nella Gallery, siti e risposte degli invitati in Weddings): il titolare è chi crea e gestisce l'evento — l'organizzatore, il fotografo, la wedding planner o gli sposi. Fotia tratta questi dati per suo conto, come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), solo per far funzionare il servizio.
• Le sezioni dei moduli dicono, per ciascuno, quali dati appartengono a quale ruolo.

• Account: nome, email, telefono (facoltativo), password (conservata solo in forma cifrata), stato di verifica dell'email, accettazione dei Termini e, se ne fai parte, il tuo ruolo in un'organizzazione o in un evento.
• Accettazione delle Condizioni del Gate: per l'owner di un'organizzazione, la versione accettata, la data e l'ora. Servono a provare l'accettazione.
• Sicurezza: indirizzo IP e dati tecnici della richiesta (browser, sistema operativo, tipo di dispositivo), usati per limitare gli abusi e proteggere i caricamenti.
• Log degli errori: descrizione tecnica dell'errore e, se l'errore riguarda un utente, il suo identificativo o la sua email. Gli errori gravi generano un avviso interno con gli stessi dati.
• Segnalazioni (Digital Services Act): email del segnalante, nome (facoltativo), indirizzo IP, il rapporto con il contenuto, la descrizione e la categoria della segnalazione.
• Richieste di contatto dalle pagine di presentazione: nome, email, il messaggio e l'indirizzo IP, inoltrati via email a Fotia.
• Statistiche di visita: Vercel Web Analytics conta le visite per pagina con provenienza, paese, tipo di dispositivo e browser, senza cookie e senza identificare i visitatori.
• Visualizzazioni degli sponsor: un contatore numerico, anonimo e aggregato, senza cookie.

Fotia non fa profilazione a fini commerciali, non vende i dati, non li usa per pubblicità né per addestrare sistemi di intelligenza artificiale.

• Fornire il servizio a chi ha un account (creazione e gestione dell'account, funzioni dei moduli): esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Provare l'accettazione delle Condizioni e difendersi in caso di contestazioni: legittimo interesse di Fotia (art. 6.1.f).
• Sicurezza, prevenzione degli abusi e diagnosi degli errori: legittimo interesse di Fotia a proteggere il servizio e i suoi utenti (art. 6.1.f).
• Gestire le segnalazioni e gli altri obblighi di legge: obbligo legale (art. 6.1.c), in particolare il Digital Services Act.
• Rispondere alle richieste di contatto: misure precontrattuali richieste dall'interessato (art. 6.1.b).
• Statistiche anonime: legittimo interesse a capire quali pagine sono utili (art. 6.1.f); i dati non identificano nessuno.

Fotia si avvale di questi fornitori, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR):

• Supabase: database e autenticazione. Dati nell'Unione europea.
• Cloudflare: archiviazione delle fotografie e dei file, rete di distribuzione e protezione dagli attacchi. Fotografie e file archiviati nell'Unione europea.
• Vercel: hosting dell'applicazione e statistiche di visita. Società con sede negli Stati Uniti.
• Resend: invio delle email. Società con sede negli Stati Uniti; invio da infrastruttura nell'Unione europea.
• Upstash: limiti anti-abuso (indirizzi IP, per pochi minuti). Dati nell'Unione europea.
• Telegram: avvisi tecnici interni sugli errori gravi, che possono contenere l'email dell'utente coinvolto. Società con sede fuori dall'Unione europea.

Fotia comunica le modifiche a questo elenco aggiornando l'informativa.

Database, fotografie e file sono conservati nell'Unione europea. Alcuni fornitori (Vercel, Resend, Telegram) hanno sede fuori dall'Unione europea, e i dati che passano dai loro servizi possono essere trattati fuori dall'Unione. Questi trasferimenti avvengono solo con le garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR: una decisione di adeguatezza (come l'EU-U.S. Data Privacy Framework per le società certificate) o le clausole contrattuali standard della Commissione europea.

• Account: finché non viene chiuso. Alla chiusura vengono eliminati l'account e i dati degli eventi di cui l'utente è titolare.
• Accettazioni delle Condizioni del Gate: finché esiste l'organizzazione.
• Indirizzi IP dei caricamenti e dei segnalanti: cancellati automaticamente dopo 30 giorni.
• Log degli errori: cancellati automaticamente dopo 30 giorni.
• Registro delle azioni amministrative (chi ha cambiato lo stato di un evento, di un'organizzazione, di una gallery o di una segnalazione, e i diritti, la mail e la verifica di un account): cancellato automaticamente dopo 12 mesi. Conserva solo i campi cambiati, non i contenuti.
• Segnalazioni e registro delle azioni di moderazione: per il tempo richiesto dal Digital Services Act e per la tutela dei diritti in giudizio.
• Richieste di contatto: per il tempo necessario a gestire la richiesta e l'eventuale rapporto che ne nasce.
• Inviti a un team non accettati: il link scade dopo 7 giorni.

I tempi dei dati degli eventi sono nelle sezioni dei moduli.

Fotia adotta misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32 GDPR), tra cui:

• accesso ai dati separato per ruolo, applicato dal database: ognuno vede solo ciò che gli spetta;
• password e codici di accesso di gallery e album conservati solo in forma cifrata;
• inviti e QR basati su identificativi casuali non prevedibili;
• cifratura delle comunicazioni, limiti anti-abuso e registrazione degli eventi rilevanti per la sicurezza;
• cancellazioni automatiche secondo i tempi indicati in questa informativa.

Puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, opporti al trattamento basato sul legittimo interesse e riceverli in un formato leggibile (artt. 15–22 GDPR). Dove il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in ogni momento.

Scrivi a support@fotia.events: rispondiamo entro un mese. Per i dati di un evento (ad esempio se sei in una lista ospiti o hai risposto a un invito di matrimonio) il titolare è chi ha creato l'evento: puoi rivolgerti a lui, oppure a noi, e inoltreremo la richiesta fornendogli l'assistenza tecnica necessaria.

Puoi sempre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Per creare un account occorre avere almeno 18 anni. Le fotografie che ritraggono minori possono essere caricate solo con il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, che l'organizzatore dichiara di aver raccolto.

Fotia usa solo cookie tecnici, necessari all'accesso e alle preferenze. I dettagli sono nella Cookie Policy.

Fotia può aggiornare questa informativa se cambiano il servizio o le norme. La data in alto indica l'ultima modifica; le modifiche importanti sono comunicate tramite il sito o l'account.

Il titolare dei dati inseriti nel Gate è l'organizzazione che gestisce l'evento. Fotia li tratta per suo conto, come responsabile del trattamento, secondo l'accordo contenuto nelle Condizioni del Gate (articolo 8).

Quando l'organizzatore o un suo PR inserisce un ospite in una lista, Fotia tratta:

• il nome dell'ospite (o del rappresentante del gruppo);
• il numero di accompagnatori e di ingressi omaggio, il tipo di lista e le eventuali note organizzative;
• chi ha inserito l'ospite (il PR o l'organizzatore).

Questi dati riguardano di solito persone senza un account Fotia e non vengono raccolti da loro: è l'organizzazione, come titolare, a doverli informare e a garantire che la raccolta sia lecita. Il QR che l'ospite riceve è un'immagine, mandata da chi gestisce la lista: mostra solo il suo nome, l'evento, la lista e il PR.

Se il QR viene inviato con WhatsApp, il messaggio parte dal telefono di chi gestisce la lista: Fotia non comunica dati a WhatsApp.

Un'organizzazione può aprire una lista all'iscrizione dal link: chi riceve il link si mette in lista da solo. In questo caso i dati li dà l'ospite stesso, e Fotia tratta:

• nome, cognome ed email, per riconoscere la richiesta (una per serata per ogni indirizzo email) e mandare all'ospite il QR di ingresso;
• la conferma di avere almeno 18 anni, con data e ora;
• se l'ospite lo sceglie, il consenso a ricevere dall'organizzatore le sue prossime serate, con data e ora. È facoltativo e non cambia niente dell'iscrizione;
• lo stato della richiesta (da confermare, da decidere, accettata, rifiutata, annullata), chi l'ha decisa e quando, e quando è partita l'email.

Il titolare è l'organizzazione che ha aperto la lista; Fotia tratta i dati per suo conto, come responsabile del trattamento. La base giuridica è la richiesta dell'ospite di entrare in lista (art. 6.1.b GDPR); per le prossime serate è il consenso (art. 6.1.a), che si può revocare in ogni momento scrivendo all'organizzatore o a support@fotia.events.

Le due email dell'iscrizione (la conferma e il QR) le manda Fotia, attraverso Resend, per conto dell'organizzazione. Fotia non manda email promozionali, non usa questi dati per finalità proprie e non li condivide tra organizzazioni diverse.

L'email di chi si iscrive la vedono solo l'organizzazione e i suoi amministratori, non i PR. Dal suo link personale l'ospite vede a che punto è la richiesta e può annullarla in ogni momento.

• Check-in: data e ora dell'ingresso, l'operatore che l'ha registrato e il tipo di ingresso (pagante od omaggio). Un check-in non si modifica né si cancella singolarmente: è la garanzia che i conteggi restino coerenti.
• Diario delle scansioni: per ogni tentativo di scansione alla porta, l'esito, l'ora, l'operatore e l'ospite scansionato. Serve solo a diagnosticare ingressi non registrati per problemi di rete.

Per i membri del team l'organizzazione vede il ruolo e, per i PR, i numeri del loro lavoro: liste, ospiti portati, ingressi paganti e omaggi, commissioni e l'incasso da liste generato, serata per serata e nella stagione. Questi dati servono all'organizzazione per gestire il proprio team e calcolare le commissioni; l'organizzazione decide se mostrare a ciascun PR le proprie commissioni. Fotia non usa questi dati per finalità proprie né li confronta tra organizzazioni diverse.

• Liste, ospiti, check-in e numeri delle serate: finché l'organizzazione non elimina l'evento o l'organizzazione, o il suo owner chiude l'account. A quel punto vengono eliminati definitivamente.
• Iscrizioni dal link non accettate (rifiutate, annullate o mai confermate): cancellate automaticamente 30 giorni dopo l'ultimo cambio, e in ogni caso 30 giorni dopo la serata, anche se nessuno le ha decise.
• Iscrizioni dal link accettate: restano con l'ospite in lista, con le stesse regole delle liste. Il consenso alle prossime serate resta finché c'è l'iscrizione o finché l'ospite non lo revoca.
• Diario delle scansioni: cancellato automaticamente dopo 90 giorni.
• QR nel link personale (chi si iscrive da solo): non si mostra più quando la serata chiude, alle 12 del giorno dopo.

Il titolare delle fotografie di un evento è chi ha creato la gallery. Fotia le tratta per suo conto, come responsabile del trattamento. Le regole d'uso sono nelle Condizioni della Gallery.

• Fotografie, nella versione originale e in quella ottimizzata per il web. Le fotografie non sono analizzate con il riconoscimento facciale né trattate come dati biometrici.
• Metadati delle foto (EXIF): data di scatto, modello del dispositivo ed eventuali coordinate GPS. Non vengono rimossi al caricamento e restano visibili a chi scarica l'originale: chi non vuole condividerli deve toglierli prima di caricare.
• Ospiti senza account: non sono richiesti nome o email. Per la sicurezza dei caricamenti Fotia tratta l'indirizzo IP e i dati tecnici del dispositivo (vedi la parte comune).
• Membri e richieste: per chi ha un account, l'appartenenza a una gallery, gli inviti e le richieste di attivazione.

• Fotografie: per il periodo previsto dal piano della gallery, da 30 a 365 giorni dalla sua creazione, salvo eliminazione anticipata. Alla scadenza originali, versioni ottimizzate ed export vengono eliminati definitivamente.
• Export (ZIP): i link di download scadono dopo 7 giorni.

Il titolare dei contenuti di un sito e delle risposte degli invitati è chi ha creato il sito del matrimonio — di norma la wedding planner, per conto degli sposi — che decide cosa pubblicare e quali risposte raccogliere. Fotia tratta questi dati per suo conto, come responsabile del trattamento. Ogni matrimonio ha la sua informativa per gli invitati, linkata nel modulo di risposta, con i nomi degli sposi. Le regole d'uso sono nelle Condizioni di Weddings.

• Contenuti del sito: i nomi degli sposi, la data, i luoghi, il programma, l'ospitalità, le fotografie e, se il titolare li inserisce, i dati per il regalo (per esempio un IBAN).
• Risposte degli invitati: nome e cognome di chi risponde e dei partecipanti, la presenza, chi è un bambino, il menù scelto, l'eventuale messaggio agli sposi, e se la risposta è arrivata dal sito o è stata inserita dalla planner.
• Esigenze alimentari: allergie, intolleranze e altre esigenze indicate dagli invitati. Sono dati relativi alla salute (art. 9 GDPR): si raccolgono solo con il consenso esplicito dell'invitato, revocabile in ogni momento.

• Un sito è raggiungibile solo da chi ne ha l'indirizzo, dopo essere stato pubblicato e attivato, e non è indicizzato dai motori di ricerca.
• La wedding planner titolare del sito vede le risposte e può condividerle con gli sposi e, per la parte necessaria, con catering e sala.
• Gli invitati vedono i contenuti del sito, non le risposte degli altri.

• Esigenze alimentari: cancellate automaticamente 30 giorni dopo il matrimonio.
• Risposte degli invitati: cancellate automaticamente 180 giorni dopo il matrimonio.
• Contenuti del sito: finché il titolare non elimina il matrimonio o l'account.